De afgelopen en komende tijd zijn veel werkgevers bezig met hoe we, zodra het thuiswerkadvies weer is opgeheven, weer terug kunnen naar de werkvloer. Met name het kantoorpersoneel heeft sinds 16 maart 2020 veelvuldig thuisgewerkt en dat zal, waarschijnlijk, ook (deels) zo blijven. Voor de werkgevers betekent dit dat er best wel wat geregeld en tegen het licht gehouden moet worden. Het is tijd voor een thuiswerkbeleid.
Bij het opstellen van een thuiswerkbeleid moet bijvoorbeeld nagedacht worden over de volgende onderwerpen:
- Beleidskeuzes
- Relevante wetgeving
- Fiscale consequenties en vergoedingen
- Cyberveiligheid, privacy en controle
- Medezeggenschap
Beleidskeuzes
Het is belangrijk om na te denken over wat het doel is van het thuiswerkbeleid; wat is de situatie die bereikt zou moeten worden? Zoveel mogelijk flexibiliteit, of juist zoveel mogelijk terug naar het ‘oude normaal’? Past dat (nog) bij de organisatie?
Relevante wetgeving
Dan is natuurlijk de vraag of dat ideale plaatje juridisch gezien mogelijk is. Stel dat de werknemer niet wil of kan thuiswerken? Kan de werkgever dat dan afdwingen? Nee, dat kan niet zomaar. Maar als de werknemer juist thuis wil werken, dan is de werkgever verplicht dat te overwegen en met de werknemer daarover in overleg te gaan. Op dit moment wordt er in de Tweede Kamer gesproken over de ‘Wet Werken waar je wil’, waarmee de werkgever zo’n thuiswerkverzoek alleen maar kan afwijzen als daar ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’ voor bestaan.
Zoals we in eerdere artikelen hebben uitgelegd, geldt voor de thuiswerkplek een deel van de Arbowetgeving en is de werkgever ook eventueel aansprakelijk wanneer de werknemer schade oploopt tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden doordat de werkgever niet aan diens zorgplicht heeft voldaan.
Op deze website van de overheid is veel informatie te vinden over thuiswerken in coronatijd.
Fiscale consequenties en vergoedingen
Wanneer werknemers thuiswerken, maken zij geen kosten voor woon-/werkverkeer, maar juist wel voor gas, water en licht. Het fiscale kader is hierop nog niet afgestemd. Reiskosten kunnen immers (deels) onbelast worden vergoed, maar een thuiswerkvergoeding zal ten koste van de vrije ruimte van de Werkkostenregeling gaan. Het probleem is dat die vrije ruimte (alhoewel iets verruimd in 2020 en 2021) beperkt is en ook al benut moest worden voor de inrichting van de thuiswerkplek. Dat betekent dat òf de werkgever, òf de werknemer hier aan het kortste eind trekt en er door het thuiswerken financieel op achteruit gaat. Het is de verwachting dat hiervoor in het Belastingplan 2022 een oplossing wordt gevonden.
Cyberveiligheid, privacy en controle
De werkgever moet zich ervan verzekeren dat de werknemer, ook thuis, de cyberveiligheid op orde heeft. Lees in dit artikel wat de Autoriteit Persoonsgegevens hierover zegt.
Sommige werkgevers gaan in hun poging controle uit te oefenen op wat werknemers thuis doen, te ver. De werknemer heeft, zowel thuis als op kantoor, recht op privacy en de werknemer mag niet zomaar worden gecontroleerd. Maak duidelijke afspraken over targets of andere meetbare ‘output’ en beoordeel de werknemer aan de hand daarvan.
Medezeggenschap
Last but not least: de ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op (grote delen van) het thuiswerkbeleid. Het tijdig betrekken van de ondernemingsraad (als die er is) is verstandig. Als die er niet is, is het niet verplicht, maar nog steeds aan te raden om het personeel te betrekken bij het opstellen van het thuiswerkbeleid.
Bent u al bezig met uw thuiswerkbeleid? Of nog niet begonnen? Volg dan ons webinar over het opstellen van een thuiswerkbeleid, op 2 september 2021!
