De huidige werkelijkheid laat creatieve ideeën en nieuwe samenwerkingen ontstaan. Ook al lijkt de samenleving abrupt tot stilstand te zijn gekomen; de wereld is volop in beweging. Er ontstaat veel, soms sneller dan je wellicht van tevoren zou hebben gedacht. En natuurlijk zien we ons ook allemaal geconfronteerd met andere dynamieken en nieuwe uitdagingen. Voor medewerkers worden initiatieven op touw gezet, maar hoe zit het eigenlijk met de leidinggevenden? Van hen wordt verwacht dat ze de situatie het hoofd weten te bieden en daadkrachtig piketpaaltjes slaan in dit ook voor hen nieuwe terrein.
Inmiddels heb ik meerdere leidinggevenden gesproken, die worstelen met de invulling van hun rol in deze tijd. Door de hoeveelheid en diversiteit van de additionele taken die door de Corona-maatregelen op hun bord zijn komen te liggen, ervaren ze beduidend minder tijd te hebben voor hun eigen team. Terwijl ze als manager juist in deze periode graag een ‘secure base’ zouden willen zijn voor hun mensen. Persoonlijke aandacht en begeleiding schieten er maar wat snel bij in, nu technische aspecten binnen no time moeten worden geregeld voor het werken vanuit huis en talloze processen anders moeten worden ingericht om de continuïteit te kunnen waarborgen.
“Als leidinggevende voelt het alsof ik tekort schiet”, vertelde een manager me laatst. Hij voelt zich schuldig tegenover zijn medewerkers, omdat hij ze niet de aandacht kan geven die ze verdienen en soms ook echt nodig hebben. Want in al hun bevlogenheid en enthousiasme werken ze keihard – maar langs elkaar heen – en is hij het overzicht inmiddels kwijt. Ingelaste Zoom meetings, mailtjes die sneller zijn inbox invliegen dan hij ze kan versturen en deadlines die blijven bestaan. Door alle extra taken is hij drukker dan voorheen, maar hij kan zich telkens maar een uurtje concentreren, voordat zich weer een kind met vragen over huiswerk meldt, want ja, ook hij werkt huis...
3 tips voor leidinggevenden voor effectieve samenwerking op afstand
Wat hem onder andere heeft geholpen, zijn de 3 V’s van effectief op afstand samenwerken:
- Verantwoordelijkheid
Zorg dat binnen je team de verantwoordelijkheden van een ieder ook echt voor iedereen duidelijk zijn. Neem als leidinggevende ook je eigen verantwoordelijkheid. Wees realistisch over wat je op een dag kunt doen in de huidige omstandigheden. Pak de Prioriteitenmatrix van Eisenhower er weer eens bij, stel de juiste prioriteiten en communiceer concreet over wat je wanneer doet èn waarom je andere zaken laat. Eigen verantwoordelijkheid nemen, betekent ook goed voor jezelf zorgen. Maak indien mogelijk thuis afspraken (wie is wanneer eerste aanspreekpunt voor de kinderen, zodat de ander even ongestoord kan werken), las voldoende rijke pauzes in (dus niet achter een beeldscherm) en vervul de rol van dat moment met je volledige aandacht. Ben je aan het werk, dan ben je de professional. Ben je met je kids, dan ben je volledig papa of mama. - Verbinding
Naast een goede internetverbinding met voldoende bandbreedte om haperingen in beeld en geluid te voorkomen, is oprecht in verbinding met je team staan ook belangrijk. Zorg voor een gezamenlijke dag- en/of weekstart en sluit de week ook weer samen af. Ruim daarbij tijd in voor een check-in of andersoortige persoonlijke inbreng. Daarnaast is een kort telefoontje zo gepleegd en een app’je zo verstuurd. Schiet dat er desondanks snel bij in? Plan hiervoor dan vaste momenten in je agenda in of zet een herinnering in je telefoon. - Vertrouwen
Deze periode vraagt om flexibiliteit; maak afspraken en geef ruimte. Realiseer je dat nu meer dan ooit de output belangrijker is dan de uren die erin worden gestopt. Dat geldt voor je medewerkers en ook voor jou als leidinggevende. Jij hebt de juiste mensen op de juiste plek gezet; blijf aangesloten en vertrouw op hun capaciteiten en commitment. Misschien is het wel een mooi moment om wat taken te delegeren. En deel eens je eigen worstelingen met je team, wellicht word je verrast door suggesties waar je zelf nog niet aan had gedacht...
