Door Hanne van Heloma Lugt, Partner bij P&O Partner.
P&O Partner is al jaren een betrouwbare partner in het bemiddelen van HR Executives. Regelmatig interviewen wij geplaatste HR Directeuren om andere HR-professionals te inspireren over bijzondere organisaties en/of uitdagende HR-thema’s vanuit het perspectief van een HR Directeur.
Begin 2022 vroeg het COA P&O Partner om een nieuwe HR Directeur te zoeken die hun grote HR-team (80 fte) kon begeleiden bij de organisatieverandering. Arina Blom startte medio 2022 bij het COA als HR Directeur, in de periode dat de opvang bij Ter Apel volop in het nieuws was en er veel uitdagingen lagen binnen HR.
Arina laat gauw nog even haar blonde labradoodle binnen in haar werkkamer en dan beginnen we. We voeren het gesprek online, ik vanuit ons kantoor in Zeist en Arina zit er ontspannen bij in haar werkkamer thuis. Ze heeft er zin in: “Ik voel me zeer vereerd dat je me vroeg voor dit interview.”
Bij je start als manager HR&O bij het COA vorig jaar, kwam je binnen in een organisatie die volop in het nieuws was door de opvangproblemen bij Ter Apel. Hoe was dat voor jou?
‘Ik dacht wel: waar ben ik aan begonnen. Hoe kan ik aan deze enorme opgave bijdragen? Waar ben ik van en waar is een ander van? We moeten dit samen doen en naar andere manieren van werken kijken, want de huidige manier voldoet niet meer. Ik kwam in een organisatie in crisis, waar ze werkten in de waan van de dag. De toestand in Ter Apel [*zie achtergrond informatieblok onderaan dit interview] deed veel met alle teams en alle medewerkers van het COA. Specifiek in ter Apel heeft een extra HR-collega geholpen om leidinggevenden en medewerkers te ondersteunen bij het inregelen van extra bedrijfsmaatschappelijk werk. Want wat je hier meemaakt heeft een enorme impact op medewerkers.
En privé, ik heb nog nooit zoveel vragen gekregen bij de start van een nieuwe baan. Ook merkte ik dat, net zoals bij voetbal, 17 miljoen mensen er wat van vinden. Op verjaardagen kreeg ik veel ongevraagd advies, meningen en vragen over migratieproblematiek. Ik probeerde altijd antwoord te geven ondersteund met feiten en cijfers. Dat helpt, want cijfers geven het eerlijke beeld en of het ‘in proportie’ is.
"Cijfers laten het eerlijke beeld zien".
Wat nieuw was voor mij, is alle media-aandacht hiervoor, ook op HR-thema’s. Regelmatig zaten bestuurders aan tafel bij actualiteitenprogramma’s (onder andere Nieuwsuur) om uitleg te geven over de situatie. De voorbereiding van deze tv-optredens deden we samen met communicatie, om vanuit COA perspectief het verhaal te vertellen met de juiste cijfers, onder andere over ziekteverzuim, instroom- en uitstroomcijfers qua personeel. Als ik naar die uitzendingen kijk ben ik heel trots dat we met elkaar een realistisch beeld hebben neergezet, naast het soms sterk gekleurde beeld van de media.’
Het COA vraagt van jou leiderschap die een centrale rol speelt in de organisatie. De organisatie groeit en dus ook jouw HR-team. Kun je vertellen wat deze fase inhoudt?
‘Door de groei van het COA is mijn HR-team gegroeid van ongeveer 80 naar 100 mensen. De HR-leiderschapspositie vraagt dan veel: hoe organiseren we HR zelf zodat we optimaal aansluiten bij de opgave van het COA? Ook binnen HR zelf is onboarding een heel belangrijk onderdeel, hier begint het. We hebben erg ons best gedaan om naast de algemene onboarding ook specifiek een op HR gericht programma neer te zetten om nieuwe HR-medewerkers een welkom gevoel te geven. Daarnaast was het nodig om te focussen op de doorontwikkeling van HR. Net voor mijn komst was de structuur van HR aangepast waarin we met expertiseteams gingen werken. Bij elkaar is het een groot team. Zeker na corona, in een landelijk gespreide organisatie zie en hoor je weinig van elkaar. Als er dan weinig focus is op ontmoeting en samenwerking, ontstaan snel eilanden. Daarom hebben we samen gekeken waar we naartoe willen. We bedienen de organisatie vanuit één HR-afdeling, ieder radartje van een team is even belangrijk. We hebben elkaar hard nodig. Dat klinkt simpel maar is het zeker niet. We zijn gestart om elkaar goed te leren kennen door gesprekken met elkaar te voeren en hebben een eigen kleur gegeven aan het HR-plan. Wat doet HR-advies als 1e lijn, wat doen de expertiseteams, hoe kunnen we elkaar versterken, hoe zorgen we dat nieuw beleid en instrumenten goed uitvoerbaar zijn, bijvoorbeeld ook voor HR-service en de lijnorganisatie.
Wat ik ook merk, is dat ik steeds meer het gezicht naar de organisatie toe ben. We krijgen steeds meer positie door op de inhoud iets te vinden, en ik word vaak gevraagd om mijn mening of om mee te denken. Maar veel belangrijker is, wat heeft de organisatie van HR nodig in deze tijd? Naast advies en creatieve oplossingen zijn wij ook hoeders van de wet en regelgeving en leggen we zaken uit. Constructief tegengas geven hoort erbij om een sterke organisatie te zijn. Dit alles heeft goed gewerkt in de afgelopen periode. HR heeft een sterkere positie en we ondersteunen onze werkzaamheden en adviezen steeds vaker met cijfers. Dan voer je het juiste gesprek. De kracht kan vanuit intern komen! Deze data heb je in huis, het is belangrijk om de cijfers in beeld te zien. Natuurlijk gaat niet alles goed. Als iets niet goed gaat zeg ik vaak: “Oké, hier hebben we iets te leren.'
Welke strategische doelstellingen en uitdagingen zie je voor HR de komende periode?
‘Allereerst, Ede verwachte groei en hoe verhouden we ons daartoe? Kunnen we op dezelfde manier blijven werken? Of moeten we andere keuzes maken? Daarnaast, hoe zorgen we goed voor het zittende personeel, daar liggen veel uitdagingen. En als derde, hoe wendbaar zijn we in tijden van grote groei van de organisatie? Wat vraagt het van leiderschap van het management? Hoe kun je snel en slagvaardig zijn en wat is daarin het juiste om te doen? Wat moet je doen om een sterke organisatie te zijn, worden en blijven.’
Je bent nu bijna een jaar aan boord, waar ben je het meest trots op als je terugkijkt?
‘Ik ben trots op heel veel. Op mezelf, omdat ik het doe vanuit wie ik ben en op mijn manier van werken. Daardoor sta ik in mijn kracht, door niet alleen maar pleasen maar datgene doen waar ik achtersta en wat de organisatie verder helpt. Ook ben ik trots op hoe het HR-team meebeweegt. Ze willen graag verder ontwikkelen, samen die blik vooruit hebben om de HR-expertise nog beter in te kunnen zetten. En op de resultaten natuurlijk, het is gelukt om vorig jaar te groeien van 3600 naar ruim 5100 medewerkers. In een krappe arbeidsmarkt is dat een enorme prestatie van HR in samenwerking met de lijnorganisatie!
Daarnaast ben ik ook blij met de stevigere positie van HR in de organisatie. Daarin ben ik natuurlijk ook afhankelijk van anderen die mij de ruimte geven en in die rol zetten, zoals het bestuur en de directie.
En tot slot op het vieren van successen. Het helpt om rapportages te laten zien in de organisatie en in ons HR-team waarin we terug- en vooruitkijken. Dan zie je hoeveel werk je hebt verzet en wat het heeft opgeleverd. Ook praat ik de organisatie regelmatig bij via e-mails over alle successen en vooral de successen die uit samenwerking zijn ontstaan, dat geeft veel motivatie. Anderen nemen dat over. Samen komen we verder!'
Wat inspireert jou bij het COA, wat is jouw drijfveer?
'Heel veel! Allereerst de wettelijke taak van het COA. Een veilige plek en begeleiding bieden aan mensen voor wie dat in hun eigen land niet vanzelfsprekend is. Helaas zien we daar dagelijks voorbeelden van. Daarom vind ik het heel bijzonder om daaraan bij te dragen Daarnaast, hoe motiveer je medewerkers en wat kunnen wij daaraan doen? Als HR schep je vooral de voorwaarden, ook voor ontwikkeling. Daar word ik blij van.'
Welke tip wil je meegeven aan HR collega’s?
'Denk niet alleen vanuit HR maar breder: wat heeft de organisatie nodig? Daarbij kun je collega’s inspireren met ideeën. En blijf kritisch als HR. Blijf bij allerlei wensen altijd denken of het bijdraagt aan de opgave die je als organisatie hebt. En ook heel belangrijk, het gaat niet om de innovatie zelf van HR. Heb oog voor de stand van zaken van je eigen organisatie en wat er nu is aan mogelijkheden en systemen. Eerst de basis goed op orde en daarna kijken hoe je kunt verbeteren.'
We sluiten ons gesprek af met Arina’s conclusie dat zij heel blij is met haar huidige rol bij het COA. Ik vertel haar dat dat voor ons de kers op de taart is. Een blije kandidaat die een mooie loopbaanstap heeft gemaakt geeft ons bij P&O Partner veel werkplezier en voldoening.
Achtergrond bij dit interview
Het werd vorig jaar zomer (2022) steeds moeilijker om nieuwe asielzoekers in Ter Apel een bed te bieden. Eerst sliepen asielzoekers een nacht in de sporthal, daarna op stoelen in de wachtkamer van de IND, en later ook in crisisnoodopvang in de buurt. Eind juni 2022 zette het COA voor alle wachtenden buiten grote luifels op het veld voor de poort en regelde catering en sanitaire voorzieningen. Toen er geen plek was in de crisisnoodopvang, sliepen er zelfs een paar weken mensen noodgedwongen buiten.
Verder lezen: https://www.coa.nl/nl/verhaal/coa-medewerkers-ter-apel-we-willen-het-hier-oplossen
Het COA groeide de afgelopen periode van 36.000 naar 52.000 opvangplekken.
Aantallen personeel (inclusief uitzendkrachten en externen):
Januari 2022: 3675
Mei 2023: 5545
