Als het crisis is, is les één: communiceer je suf. Crisiscommunicatie stelt op dit moment hoge eisen aan de politiek, aan ons bestuur. Ook buiten crisistijden is voor organisaties heldere en duidelijke communicatie belangrijk. Naar klanten, leveranciers en vooral je eigen medewerkers. Intranet, een bedrijfsintern web gebaseerd platform, is bij grotere bedrijven al jaren in gebruik. Bij middelgrote of groeiende organisaties nog niet altijd.
Intranet, een must of een last?
Hierover praat ik met Martine Dols, freelance B2B marketing consultant, die ervaring heeft met de implementatie van een digitaal platform, zoals intranet. ‘Deze behoefte komt vaak voort uit een Medewerkers Tevredenheid Onderzoek (MTO) waarbij gebrekkige interne communicatie een zeer belangrijk aandachtspunt is. Vanuit het Management Team wordt dan besloten dit thema structureel aan te pakken’
Er zijn diverse voordelen te behalen door middel van een digitaal platform, in dit geval Intranet. Bijvoorbeeld, het beschikbaar stellen van informatie die mensen regelmatig nodig hebben voor hun werkzaamheden. Daarnaast kan intranet een smoelenboek van alle medewerkers bieden. Hierin heeft iedere medewerker een profiel zoals op linkedin of facebook, zodat je ook binnen je organisatie naar collega’s kunt zoeken die bijvoorbeeld een bepaalde expertise hebben. Vooral in groeiende organisaties, na een overname of fusie, is dit handig om de samenwerking op gang te brengen of verder te versterken.
Het Top Employer Instituut geeft elk jaar aan hun Top Employers ook verbeterpunten mee, zodat de organisatie de arbeidsomstandigheden nog verder kan verbeteren. In 2018 gaf het Top Employer Instiuut bijvoorbeeld het advies aan Roche om zich te buigen over het onboarding proces. Roche is naar aanleiding van dit advies onder andere aan de slag gegaan met een onboarding app. De app zorgt voor een uniforme overdracht van alle belangrijke informatie voor nieuwe medewerkers. Met de app kunnen ze onder andere kennismaken met de visie en de waarden van Roche en leren ze over praktische zaken zoals waar je IT-ondersteuning kunt vinden of waar je welke overlegruimte kunt vinden.
Het is volgens Martine belangrijk om HR en Communicatie te betrekken in de opzet en implementatie van een nieuw digitaal platform zodat ook zij hier het grootste voordeel uithalen. HR is daarom een belangrijk onderdeel van het projectteam. Zij beheren veel documenten die noodzakelijk zijn voor het efficiënt laten verlopen van HR processen. Deze werden op het digitale platform, de laatste geldige versie, beschikbaar gesteld zodat hierover niet meer gebeld of gemaild hoefde te worden. Denk hierbij aan de CAO, procedure omtrent ziek- en herstelmeldingen, aanvragen voor vakantiedagen etc. Laagdrempelige communicatie kan ook via bijvoorbeeld een screensaver: “draaiende / lopende” sheets achter elkaar van bijvoorbeeld: nieuwtjes, Corona richtlijnen, (interne) vacatures, uitnodiging eerstvolgende bijeenkomst personeelsvereniging etc.
Kortom, hierdoor heeft HR minder tijd nodig voor het beantwoorden van vragen en meer tijd voor andere zaken die meer toegevoegde waarde hebben voor het bedrijf.
Welke aspecten zijn cruciaal voor een succesvolle implementatie?
Martine bracht, om een goed doordacht pakket van eisen op te stellen, “champions” uit alle afdelingen samen in een projectteam. Zij gaven input voor de opzet en inhoud van het platform. Daarnaast waren zij de ambassadeurs voor het toekomstige gebruik ervan. Doordat het digitaal is kan goed gemeten worden hoeveel medewerkers van welke afdelingen gebruik maken van het platform. ‘Na de go-live is nog ge-fine tuned en waren we niet meteen tevreden omdat we merkten dat we nog niet iedereen bereikten. Bijvoorbeeld sales maakte er nog nauwelijks gebruik van; geen tijd, veel onderweg. Dit hebben we ondervangen door voor hen belangrijke rapporten over de markt te publiceren op intranet.’
Conclusie, is een digitaal platform nu een must of een last?
‘Het is een must en je moet ervoor waken dat het geen last wordt. Het actueel houden van de informatie moet onderdeel zijn van ieders taken en verantwoordelijkheden. Het mooie is ook dat het een dynamisch systeem is dat steeds aangepast kan worden aan veranderende omstandigheden en behoeften van gebruikers. Regelmatige reviews van het intranet met aansluitend verbeteracties kan het succes duurzaam waarborgen.’
Tot slot: in deze corona-periode merken we het allemaal. Communicatie is heel belangrijk. Zeker nu elkaar fysiek ontmoeten lastig is moeten we extra aandacht besteden aan digitale communicatie.